- Food and Agriculture Organization
- FAO au Maroc
Avis de vacance de poste
Recrute un/une Chargé(e) des systèmes et techniques d’information.
- Titre : Chargé des systèmes et techniques d’information
- Lieu d’affectation : Représentation de la FAO au Maroc
- Adresse : 4, Rue Prince Sidi Mohamed - Souissi - BP : 1369 Rabat
- Durée déterminée : Jusqu’au 31 décembre 2012 renouvelable par période de deux ans
- Niveau : G-4
- Publié le : 15/01/2011
- Date limite de dépôt des candidatures : 15/02/2011
Fonctions et responsabilités du poste
Le chargé des systèmes et techniques d’information collabore à la gestion des ressources d’information au sein de la Représentation de la FAO. Il/elle travaille sous la responsabilité générale du Représentant de la FAO, sous la supervision directe du responsable administratif national et sous la supervision technique de la division de la technologie de l’information (CIO) d’OSD. Le/la titulaire du poste assure l’installation, la mise à jour et la gestion des systèmes et équipements relatifs aux techniques d’information et de communication (TIC) du bureau ainsi que l’entretien des dossiers courants et de la bibliothèque du bureau, tant physiquement que virtuellement. Le/la titulaire du poste est plus spécifiquement chargé(e) des tâches suivantes :
Technologies de l’information et de la communication
- Assurer le rôle de point focal pour toutes les questions relatives aux TIC au sein de la Représentation de la FAO et, à ce titre, assurer la coordination de la bureautique (OTC) au niveau du bureau de pays.
- Traiter les demandes de tous les fonctionnaires du bureau en matière de TIC et apporter des solutions à leurs problèmes de base dans ce domaine.
- Assurer la liaison avec les experts techniques extérieurs et les sociétés d’assistance pour répondre aux problèmes et demandes des utilisateurs et les résoudre.
- Contribuer à la coordination, à la mise en place et à l’utilisation des services de réseaux (services d’impression, de sécurité, courriels, sauvegardes), en conformité avec les normes internes de l’Organisation.
- Répondre aux demandes d’information de la part des membres du bureau en utilisant les bases de données et les logiciels disponibles.
- Rédiger les demandes d’achats de matériels et de logiciels, en conformité avec les directives et procédures de l’Organisation.
- Veiller à la conformité avec les normes minimales de sécurité des télécommunications (MISTS) de la Représentation et collaborer à cet égard avec les autres agences, comme requis.
- Etablir un inventaire des ordinateurs, des accessoires, des logiciels et des équipements MISTS, assurer leur maintenance, sécuriser les manipulations et le stockage ; assurer le suivi des équipements prêtés.
- Entretenir les sites Intra/Internet du bureau de pays de la FAO en utilisant les modèles et les outils de l’Organisation.
Gestion des dossiers courants
- Mettre en place une structure unique et simplifiée de classement et d’archivage qui permette une manipulation efficace des documents ; s’assurer de la conformité avec les procédures et réglementations d’archivage de la FAO ; jouer le rôle de référent pour toutes les questions relatives aux dossiers courants pour le bureau de pays.
- Utiliser l’archivage électronique des dossiers chaque fois que possible ; introduire et utiliser, si cela est possible, le système de gestion des archives numériques (DRMS) utilisé au siège de la FAO pour l’archivage et la structuration des dossiers.
- Apporter une assistance aux recherches des demandeurs d’information, internes ou externes, ce qui suppose une bonne connaissance de la structure des archives ; assurer la réception et la répartition des documents et correspondances à l’arrivée et au départ et s’assurer de leur bonne distribution.
- Assurer l’archivage périodique des dossiers électroniques et physiques inactifs, conformément à la politique de la FAO dans ce domaine.
Bibliothèque /gestion de l’information du bureau
- Assurer l’entretien de la bibliothèque virtuelle et physique de référence de la Représentation de la FAO.
- Assurer l’entretien des publications récentes de la FAO et des autres publications relatives aux domaines d’activité de la FAO dans le pays.
- Recevoir, enregistrer, cataloguer, et sauvegarder toutes les publications physiques et électroniques reçues ; tenir un registre de toutes les publications existantes au niveau de la Représentation de la FAO, en référence, si possible, au catalogue de la bibliothèque de l’Organisation.
- Apporter une assistance aux personnels internes ou extérieurs pour retrouver et récupérer les publications de la FAO et d’autres documents de référence.
- Diffuser les publications de la FAO aux destinataires appropriés au niveau du gouvernement et d’autres institutions.
- S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
Qualifications requises
Education :
- Education secondaire ; formation de niveau de technicien en technologies de l’information et de la communication.
Expérience professionnelle :
- Quatre années de responsabilité progressive en matière de gestion de l’information et des dossiers courants et au moins une année d’expérience en appui aux utilisateurs des logiciels MS Windows et MS Office.
Langues :
- Connaissance du français (niveau C) et connaissance minimum de l’anglais (niveau A).
Autres compétences requises :
Excellente connaissance du fonctionnement des logiciels courants comme MS Windows et MS Office. Connaissance des systèmes de classement électronique, HTML et des principes de la conception sur le Web. Connaissance des configurations matérielles et logicielles, ainsi que des fonctions de réseaux. Connaissance des techniques de catalogage de la bibliothèque et des dossiers courants.
